Requisitos previos.
Dependiendo lo que se persiga algunos procesos que se describen a continuación no tiene forma de reversarse y otros si.
Para aquellos no se pueden reversar se recomienda hacer un respaldo de la información, para ello existen varios métodos y herramientas, la mas sencilla y siempre que el espacio lo permita es hacer una copia de la carpeta de datos sobre la que se va a trabajar.
Para hacer un respaldo es necesario que los datos a respaldar no estén siendo usados, por lo tanto los usuarios de las aplicaciones enlace (Contabilidad, Inventarios, Planillas, Activo fijo, etc.) debe salirse completamente de la aplicación si están trabajando en la carpeta de datos que se va respaldar.
El motor de datos Pervasive SQL Server que usa enlace Windows Suite, tiene una herramienta para verificar que los datos están siendo usados, esta la pueden localizar en el menú de inicio de Windows, todos los programas, Pervasive, Utilities, Monitor. Lo mas fácil es ejecutarla directamente en el servidor (donde están los datos de enlace). Si no tiene que seguir los siguientes pasos
1. Del menú options seleccione la opción connect
2. En la ventana que aparece en el camo Server Name, debe digitar el nombre o la dirección IP del servidor donde residen los datos. En el campo User Name debe escribir el nombre de un usuario del servidor o dominio con privilegios equivalentes al administrador. En el campo Password, debe digitar la clave del usuario correspondiente
3. Del menú microkernel seleccione la opción Active Users
4. En la venta podrá ver quienes son los usuarios que están activos y que archivos tienen abiertos
5. Si los usuarios dicen ya se salieron y siguen apareciendo, quiere decir que cerraron incorrectamente la aplicación dejando archivos abiertos o que la comunicación se cayo entre la estación y el servidor, para cerrarlos archivos puede usar el botón Delete current User, estando posicionado sobre el usuario en cuestión. O el botón Delete All Users para cerrar los archivos de todos los usuarios.
En este momento ya puede realizar la copia o respaldo de los archivos/carpeta donde residen los datos sobre los que va a trabajar.
Dentro de enlace contabilidad una vez hecho los respaldo procedemos a lo siguiente.
Procedimientos de cierre.
1. Reconstruir archivos, (proceso exclusivo) el propósito de este paso es verificar que los indeces de los datos estén correctos, eliminar todos los registros que hayan sido eliminados, optimizar los archivos. Para hacer esto del menú
2. Se deben marcar todas las casillas, tomar en cuenta que algunas versiones de contabilidad tienen pestañas que permiten marcar otros archivos
3. Luego se debe correr el proceso de reactualizar saldos (proceso exclusivo). Este proceso recorre todos los documentos y cuentas aplicando los saldos de nuevo.
4. Se marca la opción reactualizar saldos anteriores, este proceso emite un reporte de documentos desbalanceados, los cuales se deben revisar y corregir antes de continuar con el proceso.
5. Recuerde que si tiene la versión enlace bimoneda debe aplicar los ajustes de diferencial cambiario.
6. Recuerde que si usa cuenta de desbalance, esta debe estar en cero
Proceso de cierre de cuentas.
Este proceso tiene como objeto cerrar las cuentas de resultado del periodo (fiscal) contra la cuenta de utilidad del periodo o la que se prefiera, todas las cuentas de gastos e ingresos quedaran con saldo cero, y el acumulado de su saldo se consigna en una cuenta a escoger por el usuario, para ello crea un asiento contable. El cual se puede eliminar y reversa el efecto del proceso. Este proceso no es exclusivo los usuarios pueden seguir usando el sistema.
1. Contra cuenta (¢) y contracuenta ($) (flecha roja), se usa para indicar la cuenta de utilidad del periodo o la cuenta contra la que se van a cerrar los gastos e ingresos
2. Fecha: es la fecha a la que se va a hacer el cierre, usualmente fin del periodo fiscal.
3. Cuenta (flecha azul) se enumeran las cuentas de ingresos y gastos (únicamente las mayores), tome en cuenta que ni las mayores ni las subcuentas pueden ser tipo corriente.
4. Documento Colones, documento Dolares, se usa para indicar el numero de asiento que va a hacer el comprobante de cierre, este numero de documento lo puede ver luego en datos documentos.
Una vez aplicado este proceso el balance contable a la fecha de cierre mostrara las cuentas de ingresos y gastos con saldo cero y las contra cuenta (mostrara la utilidad o pérdida del periodo) tome nota que falta hacer la reserva de impuesto de renta y lo que corresponda el valor de esta utilidad.
Para reversar el efecto de este proceso lo único que debe hacer es eliminar los documentos desde el módulo de documentos.
